Tecnicas de Documentación de Sistemas

Técnicas documentales

Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, biblio­tecarios, analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, entre otros. También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos, servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales, archivos, entre otros. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedan en­globadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.

 

Conceptos sobre Ciencia de la Información

1. “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimos almacenamientos, recuperación y diseminación.” (BORKO, 1968)
2. “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propaga­ción y uso.” (TAYLOR, 1966)
3. “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sis­tema de información en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970)

 

Para simplificar ambigüedades, se limita el concepto de Ciencia de la Información que abarca el conjunto de Técnicas Documentales, al término generalizado de Documentación.

 

Documentación

Es el acto de reunir documen­tos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión.

 

Campo de la documentación de sistemas

Son aquellos que esporádica o periódicamente tienen necesidad de documentarse con motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, for­mación permanente, decisión, entre otros.

 

Características de la documentación de sistemas

ü  Pertinencia: Los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores.

ü  Exhaustividad: Deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a sus necesidades.

ü  Rapidez: Los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente después de su publicación.

ü  Economía: El costo de la Documentación debe ser mínimo.

 

Funciones de la documentación

                La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados.

                La documentación, como concepto específico, para diferenciarla de la anterior, consiste en el empleo de Técnicas Documentales, es decir, de tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos para la infor­mación especializada que requieren los utilizadores. 

 

ü  La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más completos posible de cuanto existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual, auditivo o audiovisual.

ü  La identificación: De los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación.

ü  El análisis documental: Es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la búsqueda en una etapa posterior.

ü  El almacenamiento ("stockage"): Es la acumulación de documen­tos originales o reproducidos, introducidos en la memoria documental de modo que permitan las operaciones de recuperación y búsqueda funda­mentales para localización del contenido informativo.

ü  La difusión: De los documentos o de la información recogida y tratada y analizada. Tiene en cuenta el ejercicio de las técnicas de comu­nicación entre personas presentes o ausentes en tiempo y espacio.

 

Técnicas para hallar datos

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa, en este para la realización de manuales de procesos y procedimientos de sistemas en una organización.

 

Entrevista

Es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basa en un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del entrevistado acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales, de la organización y de los procedimientos informales.

Sobre todo esto, se busca la opinión de la persona entrevistada. Las opiniones pueden ser aún más importantes y reveladoras que los mismos hechos.

Dentro de una organización, la entrevista es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevo. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

 

Secuela de la Entrevista

1.       Escribir los resultados (Documentación).

2.       Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).

3.       Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

 

 

 

 

Encuesta

Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio.

El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas.

Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes.

 

Cuestionario

Los cuestionarios constituyen una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas recoger opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves de una organización, que se encuentran involucradas en la operación de un sistema actual o en la implantación de uno nuevo.

Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevista, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.

 

Observación

Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.

¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.

 

Experiencia

Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación, de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida. La historia de esta palabra se alinea con el concepto de experimento.

Tanto el ser humano como también muchos animales pueden obtener esta forma de conocimiento llamada experiencia a lo largo de sus vidas.

El concepto de experiencia generalmente se refiere al conocimiento procedimental (cómo hacer algo), en lugar del conocimiento factual (qué son las cosas). Los filósofos tratan el conocimiento basado en la experiencia como "conocimiento empírico" o "un conocimiento a posteriori".

Desde el punto de vista de la hermenéutica filosófica (Gadamer), solamente son posibles las experiencias si se tienen expectativas, por eso una persona de experiencia no es la que ha acumulado más vivencias (Erlebnis), sino la que está capacitada para permitírselas.

La experiencia contribuye sensiblemente a la sabiduría. Aunque se puede obtener cierto grado de sabiduría al sufrir castigo u observar a otros recibirlo, una mejor manera de adquirir sabiduría, y que además ahorra tiempo, es beneficiarse y aprender de la experiencia de los que ya son sabios, prefiriendo su compañía a la de “los inexpertos”.

Una persona con considerable conocimiento en un área determinada puede ganar reputación como un experto.

 

Desarrollo y documentación del software

Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagra­mas de flujo, los diagramas Nassi-Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas transmite al programador los requerimientos de programación.

Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la documentación indispensable del software, inclu­yendo los manuales de procedimientos. La documentación le dirá al usuario cómo operar él software, y así también, qué hacer en caso de presentarse algún problema.

 

ü  El método HIPO: consta de un sistema de   programación   que    contiene subsistemas, disminuye la dificultad obtenida en el diseño de arriba hacia abajo ya que los componentes se pueden manejar por separado.

ü  Diagrama de flujo: guía visual, no estructurada, al diseño y documentación de programas. Muestran el flujo del programa pero no su estructura y son extensos, es decir, ocupan mucho espacio debido a sus múltiples ramificaciones.

ü  Diagrama N-S: también conocido como diagrama de Chapin es una técnica de especificación de algoritmos que combina la descripción textual, propia del pseudocódigo, con la representación gráfica del diagrama de flujo. El diagrama N-S cuenta con un conjunto limitado de símbolos para representar los pasos del algoritmo, por ello se apoya en expresiones del lenguaje natural; sin embargo, dado que el lenguaje natural es muy extenso y se presta para la ambigüedad, solo se utiliza un conjunto de palabras, a las que se denomina palabras reservadas.

ü  Diagrama Warnier Orr: Es una técnica que utiliza una representación semejante a la de cuadros sinópticos para mostrar el funcionamiento y organización de los elementos que conforman el algoritmo. Los diagramas Warnier Orr son útiles porque son compatibles con las técnicas de programación estructurada; y además, son fáciles de desarrollar. Los diagramas Warnier Orr son fáciles de leer y modificar y no tienen que completarse antes de ser útiles. Se van desarrollando hacia otras salidas del sistema. Básicamente, utiliza una notación de llaves para organizar los módulos y se auxilia en la siguiente simbología para indicar operaciones de control.

ü  Pseudo-código: puede ser usado como un paso para desarrollar el código de programa, por lo que no es un tipo particular de código. Es común en la industria pero su falta de estándar impide la aceptación de todos.

 

Estandarizacion

Estandarización

     Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas. Aun cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.

 

ISO

     La Organización Internacional para la Estandarización  o ISO nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de 1947) es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación.

     Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional.

 

Estandarización de sistemas automatizados

     Es la utilización de símbolos convencionales dentro de los sistemas de documentación y sistemas automatizados que se usa  de forma estandarizada.

 

Ventajas De La Estandarización

Ø  Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.

Ø  Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

Ø  Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

Ø  Asegura que el sistema opere correctamente.

Ø  Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

 

Estándares Básicos De Documentación

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:

Ø  Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.

Ø  Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

Ø  La documentación deberá ser completa.

Ø  Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

Ø  La documentación siempre se conserva actualizada.

 

Normalización

Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles, auditar permanentemente para que se cumplan los estándares. Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.

Diagrama De Flujo

Diagrama de flujo

Es una representación gráfica de un algoritmo. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.

 

Objetivos

Proporcionar una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos de un proceso. Mejorar la distribución de los locales, manejo de los materiales y tiempo. También sirve para disminuir las esperas, estudiar las operaciones y otras actividades en su relación recíproca. Igualmente para comparar métodos, eliminar el tiempo improductivo y escoger operaciones para su estudio detallado.

 

Identificación

El diagrama de flujo debe identificarse mediante un título colocado en su parte superior. Es práctica común encabezarlo con las palabras Diagrama de Flujo.

 

Características

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

 

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Ø  Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

Ø  Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Ø  Identificar quién lo empleará y cómo.

Ø  Establecer el nivel de detalle requerido.

Ø  Determinar los límites del proceso a describir.

 

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Ø  Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Ø  Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

Ø  Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Ø  Identificar y listar los puntos de decisión.

Ø  Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

Ø  Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

 

Ventajas de los diagrama de flujo

Ø  Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Ø  Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

Ø  Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

Ø  Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

 

Tipos de diagramas de flujos

Ø  Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Ø  Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Ø  Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Ø  Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Modelo Entidad - Relación

Modelo Entidad - Relación

Los diagramas o modelos entidad-relación: Son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información, estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.

 

El Modelo Entidad-Relación es un concepto de modelado para bases de datos, propuesto por Peter Chen, mediante el cual se pretende visualizar los objetos que pertenecen a la Base de Datos como entidades las cuales tienen unos atributos y se vinculan mediante relaciones. El modelado de datos no acaba con el uso de esta técnica. Son necesarias otras técnicas para lograr un modelo directamente implementable en una base de datos. Brevemente:

 

ü  Transformación de relaciones múltiples en binarias.

ü  Normalización de una base de datos de relaciones (algunas relaciones pueden transformarse en atributos y viceversa).

ü  Conversión en tablas (en caso de utilizar una base de datos relacional).

 

Formalmente, los diagramas E-R son un lenguaje gráfico para describir conceptos, informalmente, son simples dibujos o gráficos que describen la información que trata un sistema de información y el software que lo automatiza

 

Entidades

Son objetos del mundo real sobre el que queremos almacenar información (Ej: una persona). Las entidades están compuestas de atributos que son los datos que definen el objeto (para la entidad persona serían DNI, nombre, apellidos, dirección,...). De entre los atributos habrá uno o un conjunto de ellos que no se repite; a este atributo o conjunto de atributos se le llama clave de la entidad. En toda entidad siempre hay al menos una clave que en el peor de los casos estará formada por todos los atributos de la tabla. Ya que puede haber varias claves y necesitamos elegir una, lo haremos atendiendo a estas normas:

 

ü  Que sea única.

ü  Que se tenga pleno conocimiento de ella.- ¿Por qué en las empresas se asigna a cada cliente un número de cliente?.

ü  Que sea mínima, ya que será muy utilizada por el gestor de base de datos.

 

Relación

Es una asociación entre entidades, sin existencia propia en el mundo real que estamos modelando, pero necesaria para reflejar las interacciones existentes entre entidades. Las relaciones pueden ser de tres tipos:

 

ü  Relaciones 1-1: Las entidades que intervienen en la relación se asocian una a una (Ej: la entidad HOMBRE, la entidad MUJER y entre ellos la relación MATRIMONIO).

ü  Relaciones 1-n: Una ocurrencia de una entidad está asociada con muchas (n) de otra (Ej: la entidad EMPERSA, la entidad TRABAJADOR y entre ellos la relación TRABAJAR-EN).

ü  Relaciones n-n: Cada ocurrencia, en cualquiera de las dos entidades de la relación, puede estar asociada con muchas (n) de la otra y viceversa (Ej: la entidad ALUMNO, la entidad EMPRESA y entre ellos la relación MATRÍCULA).

 

Entidades fuertes y débiles

Cuando una entidad participa en una relación puede adquirir un papel fuerte o débil, Una entidad débil es aquella que no puede existir sin participar en la relación, es decir, aquella que no puede ser unívocamente identificada solamente por sus atributos. Una entidad fuerte es aquella que sí puede ser identificada unívocamente.

 

En los casos en que se requiera, se puede dar que una entidad fuerte preste algunos de sus atributos a una entidad débil para que esta última, se pueda identificar. Las entidades débiles se representan mediante un doble rectángulo, es decir, un rectángulo con doble línea.

 

Cardinalidad de las relaciones

Las relaciones, en principio binarias, pueden involucrar a un número distinto de instancias de cada entidad. Así, son posibles tres tipos de cardinalidades:

 

ü  Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.

ü  Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.

ü  Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

 

El tipo de cardinalidad se representa mediante una etiqueta en el exterior de la relación, respectivamente: “1:1″, “1:N” y “N:N”, aunque la notación depende del lenguaje utilizado, la que más se usa actualmente es el unificado.

 

Otra forma de expresar la cardinalidad es situando un símbolo cerca de la línea que conecta una entidad con una relación:

 

ü  “0″ si la entidad no está obligada a participar en la relación.

ü  “1″ si la entidad está obligada a participar en la relación y, además, cada instancia solamente participa una vez.

ü  “N”, “M”, ó “*” si la entidad no está obligada a participar en la relación y cada instancia puede participar cualquier número de veces.

 

Ejemplos de relaciones que expresan cardinalidad

ü  Una factura (entidad) se emite (relación) a una persona (entidad) y sólo una, pero una persona puede tener varias facturas emitidas a su nombre. Es una relación 1:N.

ü  Un cliente (entidad) puede comprar (relación) varios artículos (entidad) y un artículo puede ser comprado por varios clientes distintos. Es una relación N:N.

 

Atributos en relaciones

Las relaciones también pueden tener atributos asociados. Se representan igual que los atributos de las entidades. Un ejemplo típico son las relaciones de tipo “histórico” donde debe constar una fecha o una hora. Por ejemplo, supongamos que es necesario hacer constar la fecha de emisión de una factura a un cliente, y que es posible emitir duplicados de la factura (con distinta fecha). En tal caso, el atributo “Fecha de emisión” de la factura debería colocarse en la relación “se emite”.

 

Herencia

La herencia es un intento de adaptación de estos diagramas al paradigma orientado a objetos. La herencia es un tipo de relación entre una entidad “padre” y una entidad “hijo”. La entidad “hijo” hereda todos los atributos y relaciones de la entidad “padre”. Por tanto, no necesitan ser representadas dos veces en el diagrama. La relación de herencia se representa mediante un triángulo interconectado por líneas a las entidades. La entidad conectada por el vértice superior del triángulo es la entidad “padre”. Solamente puede existir una entidad “padre” (herencia simple). Las entidades “hijo” se conectan por la base del triángulo.

 

Claves

Es un subconjunto del conjunto de atributos comunes en una colección de entidades, que permite identificar unívocamente cada una de las entidades pertenecientes a dicha colección. Asimismo, permiten distinguir entre sí las relaciones de un conjunto de relaciones.

 

Dentro de los conjuntos de entidades existen los siguientes tipos de claves:

 

ü  Superclave: Es un subconjunto de atributos que permite distinguir unívocamente cada una de las entidades de un conjunto de entidades. Si se añade un atributo al anterior subconjunto, el resultado seguirá siendo una superclave.

ü  Clave candidata: Dada una superclave, si ésta deja de serlo quitando únicamente uno de los atributos que la componen, entonces ésta es una clave candidata.

ü  Clave primaria: Es una clave candidata, elegida por el diseñador de la base de datos, para identificar unívocamente las entidades en un conjunto de entidades.

 

Diagrama de Gantt

Qué es?

     Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de GANTT, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de GANTT es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, pero también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

 

     Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft Project

 

 

Cómo crear un diagrama de GANTT

     En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.

 

     Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante.

 

     A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demorada respecto de la planificación del proyecto!

 

     Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 ó 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.

 

Acontecimientos

     Adicionalmente, es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en la planificación como puntos de conexión del proyecto: estos se denominan acontecimientos.

 

     Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente identificables, evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimiento podría ser la producción de un documento, la realización de una reunión o el producto final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duración cero, representadas en el diagrama por un símbolo específico, frecuentemente un triángulo invertido o un diamante.

 

Recursos

Generalmente es posible (y útil) mostrar referencias en el diagrama, humanas o materiales, para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.

Para ser más concisos, por lo general sólo serán necesarios las iniciales o los nombres de los responsables.

Espina de Pescado

QUE ES?

     Es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra. Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica, cuando discutían problemas de calidad.

 

SE USA PARA

Ø  Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.

Ø  Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones.

Ø  Analizar procesos en búsqueda de mejoras.

Ø  Conduce a modificar procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones - muchas veces - sencillas y baratas.

Ø  Educa sobre la comprensión de un problema.

Ø  Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva.

Ø  Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema.

Ø  Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no sólo al final, sino durante cada etapa del proceso.

Ø  No basta con decir "trabajen más", "esfuércense!!!" Hay que señalar pasos, y valorar las causas de los problemas. Ordenarlas para poder tratarlas.

 

CÓMO CONSTRUIRLA?

Ø  Establezca claramente el problema (efecto) que va a ser analizado.

Ø  Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior de un rectángulo localizado en la punta de la flecha.

Ø  Haga una "Lluvia de ideas" para identificar el mayor número posible de causas que pueda estar contribuyendo para generar el problema, preguntando "¿Por qué está sucediendo?".

Ø  Agrupe las causas en categorías.

Ø  Una forma muy utilizada de agrupamiento es la 4M: máquina, mano de obra, método y materiales.

Ø  Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada una de las causas encontradas.

Ø  Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedarán entonces, unidos por líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal.

Ø  Se pueden añadir la causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario.